A gumihotel egyszerű üzlet: az ügyfél ősszel behozza a nyári gumit, tavasszal elviszi, közben a szerviz tárolja és cserél. A pénz a cserén és a tároláson van — a kockázat pedig azon, hogy tavasszal megvan-e az a négy gumi, és hogy az a négy gumi-e. Egy elveszett vagy összekevert garnitúra ára egy új garnitúra, plusz egy ügyfél, aki elmeséli a többieknek.
Mit kell rögzíteni betároláskor?
Amit tavasszal kérdezni fog. Ha csak a nevet írja fel, tavasszal a névvel keres — és két Kovács közül választ. A minimum:
- Ügyfél és rendszám. A rendszám a kulcs: erre keres tavasszal, ez köti a gumit a járműhöz, ez az, amit az ügyfél biztosan tud.
- Méret és gyártó. 205/55 R16, Michelin. Nem a keresés miatt — a csere miatt: tudja, mit vesz le, és mit tesz fel.
- Évszak és darabszám. Téli vagy nyári; négy, vagy öt, vagy csak kettő. A darabszám tavasszal vita tárgya lehet — ha nincs leírva.
- Tárolási hely. Polc, sor, konténer — a szerviz saját nyelvén. Ez az, amit hat hónap múlva senki nem tud fejből.
- Betárolás dátuma. Számlázáshoz, és hogy tudja, mi áll bent második éve.
- Megjegyzés. „Felnivel”, „egy defektes”, „a bal első kopott”. Ami a kiadásnál kérdés lesz.
A tárolási hely: rendszer, nem memória
A leggyakoribb hiba, hogy a hely a kolléga fejében van. Szabadságon, betegen, felmondás után a raktár egy nagy kupac. Egy jó helyrendszer három tulajdonsága:
- Egyértelmű. „A-12” jobb, mint „hátul balra”. Sor és polc, vagy konténer és rekesz — bármi, amit leírva is ért, aki először jár a raktárban.
- Le van írva. Nem a cetlin a gumin (az lekopik), hanem a nyilvántartásban, a rendszám mellett.
- Változtatható. Ha átpakol, a nyilvántartásban is átírja — ezért kell, hogy a tétel szerkeszthető legyen, ne kelljen törölni és újra felvenni.
A kiadás nem törlés
Sok nyilvántartás a kiadáskor egyszerűen törli a sort. Ezzel elvész az, amiért a nyilvántartás van: az előtörténet. Ki, mikor hozta be, mikor vitte el, hányszor volt itt — ez az ügyfélkapcsolat és a számlázás alapja is. A helyes lépés: a tétel „kiadva” állapotba kerül, dátummal, és az ügyfélnél megmarad. Ha tévedésből adták ki, vissza lehet vonni.
Ez a különbség egy lista és egy nyilvántartás között. A lista azt mondja, mi van bent; a nyilvántartás azt is, mi volt.
Szezonváltás: két hét, több száz garnitúra
A gumihotel nem egyenletes: tavasszal és ősszel két hét alatt megy át rajta az egész év. Ilyenkor derül ki, jó-e a rendszer. Ami segít:
- Lista évszak szerint: ki jön téli gumiért, hány garnitúra vár. Ebből lesz a beosztás.
- Keresés rendszámra, egy mezőben, kötőjellel vagy anélkül — mert a pultnál nincs idő formátumon gondolkodni.
- A csere munkalapra kerül: a gumihotel, a munkalap és a számla egy rendszerben. A kiadás egy kattintás, és a munkalapból megy a számla.
Miért nem elég az Excel?
Mert egy embernél van, egy gépen, és nem tudja, hogy a „Kovács” és a „Kovács Béla” ugyanaz-e. A műhelyben, telefonról nem érhető el; a kiadást vagy törlik, vagy egy „kiadva” oszlopot húznak mellé, amit fél év múlva senki nem szűr. Nem a táblázat a rossz — a feladat nőtte ki. Részletesebben: autószerviz program Excel helyett.
Ellenőrzőlista a gumihotelhez
- Minden garnitúra rendszámmal van felvéve — névvel önmagában nincs.
- Méret, gyártó, évszak, darabszám minden tételnél.
- A tárolási hely leírva, egyértelmű kóddal, nem fejben.
- Betárolás dátuma megvan; ami második éve bent áll, arról az ügyfél tud.
- A kiadás dátummal történik, a tétel nem törlődik.
- A nyilvántartás a műhelyben, telefonról is elérhető.
- Van mentés — nem az egyetlen gépen.
A Mechano gumihotel-modulja pontosan ezt a listát követi: rendszám, méret, gyártó, évszak, darab, hely, betárolás és kiadás dátummal, előtörténettel — és a szezonváltás a munkalapra kerül.