Létrehozás
Munkalapok → Új munkalap. Felül egy kereső: rendszámra, névre, telefonra vagy e-mailre megtalálja az autót és a tulajdonosát, és minden kitöltődik. Új autónál az üzemanyagot is meg kell adni, mert egyes munkák hossza ettől függ. Az alvázszám, a teljesítmény, a hengerűrtartalom és a kategória egyből kitölthető, nem kötelező. A korábban felvett autónál ami hiányzik, ott helyben pótolható, és mentéskor rákerül. Új ügyfélnél a név, a telefon vagy az e-mail, és a cím kell, mert a cím a számlához szükséges. A cégnév és az adószám nem kötelező. Online foglalásból érkezve a cím ráér, mert ott az ügyfél nem adja meg. A munkához a megnevezés vagy a leírás kell; a szerelő, a kezdés, a határidő, a részfeladatok és az árazás (munkadíj és tételek, a végösszeget a rendszer számolja) ráér később is. A sorszámot a telephely adja automatikusan. Az „E-mail küldése az ügyfélnek” pipával dönti el, kapjon-e az ügyfél levelet a státuszváltásokról.
Ami hiányzik, azt a mező pirosan jelzi, az összegző pedig felsorolja: a sorra kattintva a mezőre ugrik. A Milyen állapotban jött? résznél már felvételkor bejelölhetők a hibák és sérülések az autó rajzán; ezek az átvételi jegyzőkönyvbe kerülnek. A klasszikus menüt használóknak a korábbi űrlap marad.
A mentés egy lépés: a munkalap a tételeivel együtt jön létre, vagy sehogy — ha egy tételből nincs elég készlet, a rendszer szól, és nem marad félkész munkalap. Mentés után az új munkalap nyílik meg, ott folytatható az átvétel, a részfeladatok kiosztása és a nyomtatás.
Mikorra lesz kész?
A Ki és mikor? részben, és számítógépen az összegzőben is látszik a Legkorábban kész időpont. Egy munkához szerelő és beálló is kell. A szerelők munkaidejéből számolunk, levonva az ünnepnapokat, a jóváhagyott szabadságokat, a vállalt munkákat és az online foglalásokat. Ha felvettél beállókat, a beálló a munka elejétől a végéig foglalt, éjszaka is, és ha nincs szabad, a következő munka csúszik. Ilyenkor ezt ki is írjuk.
Az alkatrészre váró és a szüneteltetett munka nem foglal szerelőt. A beállót viszont foglalja, ha hozzá van rendelve. Ha az új munkához kell alkatrészre várni, az Alkatrészre kell várni résznél add meg, mikor érkezik: a munka csak attól a naptól kezdődhet.
Az óraszám a munkához igazodik. A Becsült munkaóra mezőbe írt érték mindig az első. Ha üres, a szolgáltatásnál az autó kategóriájára és üzemanyagára megadott időt nézzük, ha mindkettő van, a hosszabbat. Utána a korábbi hasonló munkák átfutását, lehetőleg az azonos kategóriájú és üzemanyagú autókét: legalább három elkészült munka kell hozzá, és a Folyamatban állapottól a Kész állapotig eltelt munkaidő számít, az alkatrészre várás és a szünet nélkül. Ha ez sincs, a sablon vagy a munkakatalógus óraszáma él, végül egy gombbal megadhatod.
Csak munkaidőre, csak szabad szerelőre. A kezdésnél csak a beállított munkaidő választható: a Beállítások, Online foglalás oldalon megadott nyitvatartás, ebédszünet és hétvége nélkül. Ha már van szerelő a munkán, az ő foglalt idői kikerülnek a listából, és az új munka hossza is számít: nem kerülhet egy másik munka elé úgy, hogy belelógjon. A szerelőválasztóban a kezdés idejére foglalt kolléga látszik, de nem választható. A rendszer mentéskor is ellenőrzi, így a Naptárban húzva sem kerülhet két munka egy időre ugyanahhoz a szerelőhöz. Ahol nincs beállítva nyitvatartás, ott a munkaidő nem köt, csak a foglaltság.
A határidő magától kitöltődik a kezdésből és a munkaórából: ha egy gumicsere 60 perc, és 13:00-kor kezdődik, a határidő 14:00. Ami nem fér bele a napba, az a nyitvatartás szerint a következő nyitott napon fejeződik be. Ha a szolgáltatásnál meg van adva az idő, a munkaórát sem kell beírni. Amíg a határidőt nem írod át kézzel, együtt mozog a kezdéssel és a munkaórával. A kézzel beírt határidő a tiéd, azt nem írjuk felül.
A becsült munkaóra munkaidő, nem naptári idő: legfeljebb 999 óra. A Beírom a munkalapra gomb kitölti a szerelőt, a kezdést és a határidőt. Ha más szerelő hamarabb végezne, azt is jelzi. Az időpont becslés, és semmit nem foglal le, amíg a munkalapot nem mented.
Autó vagy ügyfél javítása, cseréje
A munkalap Jármű és Tulajdonos kártyáján a Szerkesztés gomb két dolgot enged. Az Adatok javítása magát az autót vagy az ügyfelet írja át, ezért minden munkalapján frissül. A Másik jármű és a Másik ügyfél csak ezt a munkalapot érinti, és csak függőben lévő munkalapon érhető el; aláírt átvétel vagy élő számla után nem. Ha az ügyfél változik, az autó hozzá kerül, új státuszlink készül, a régi megszűnik, a kiküldött árajánlat pedig érvényét veszti.
Rendszám és alvázszám fotóról
Az új munkalap első lépésében a Rendszám fotóról gomb a telefon kamerájával leolvassa a rendszámot. Ha a jármű már szerepel a rendszerben, kiválasztja; ha nem, az új jármű rendszáma lesz. Új járműnél a VIN fotóról gomb a 17 karakteres alvázszámot olvassa le a forgalmi engedélyről vagy a szélvédő alatti tábláról, és kitölti a gyártmányt és a becsült évjáratot, ha azok még üresek. A találatok közül mindig Ön választ. A felismerés a saját böngészőjében fut, a fotó nem kerül a szerverre. A magyar rendszámformátumokat ismeri fel (ABC-123 és AA BB-123).
Árazás: munkadíj, tételek, végösszeg
Az Árazás kártya a létrehozó oldalon és a munkalapon ugyanaz. Három része van:
- Munkadíj (nettó) — beírva, vagy a katalógusból. Ha a munka katalógustétel és a jármű kategóriájára van ár, a mező üresen magától kitöltődik; a kézzel beírt munkadíjat a katalógus nem írja felül, csak felajánlja az árat egy Alkalmaz gombbal.
- Alkatrészek, anyagok — tétel a készletből (a mennyiség foglalódik, az ár a cikk eladási ára: beszerzési ár + haszonkulcs, darabonként számolva) vagy szabad tételként (megnevezés, mennyiség, egység, nettó egységár — készletcikk nélkül).
- Összesítő — munkadíj, tételek, nettó összesen, ÁFA, bruttó végösszeg. A végösszeg nem írható be kézzel: mindig a munkadíj és a tételek összege.
Az összegek vesszővel, ponttal és szóközzel tagolva is beírhatók („12 500”, „12,5”). Ugyanebből a munkadíjból és ugyanezekből a tételekből számol az árajánlat, a számla előnézete, az ügyfél oldala és az online fizetés — ezért az ügyfél mindenhol ugyanazt a bruttó végösszeget látja. Lezárt munkalapon az árazás csak újranyitási joggal, élő számla mellett csak sztornó után módosítható.
Státuszok
| Státusz | Mit jelent | Ki állítja |
|---|---|---|
| Függőben | Felvéve, még nem kezdték el | Pult |
| Folyamatban | A szerelő dolgozik rajta | Szerelő, pult |
| Alkatrészre vár | Áll, amíg az alkatrész megjön | Szerelő, pult |
| Szünetel | Áll más okból (ügyfél döntése, kapacitás) | Pult |
| Kész | Elvihető; az ügyfél értesítést kap (e-mail, kérésre SMS) | Szerelő, pult |
| Befejezve | Elvitték, lezárva; innen megy a riportba és az utókövetésbe | Pult |
A munkalap felépítése
Az oldal a munka menetét követi: tulajdonos és jármű, mi a hiba és mit kell csinálni, az autó átvétele, teendők és részfeladatok, ki és mikor. Ezután jön az átvizsgálás, az árazás, az árajánlat és a számla. A teendők és a részfeladatok nagy kijelzőn egymás mellett állnak. Az Új munkalap űrlap ugyanebben a sorrendben kérdez.
Amit a szerelő csinál
A saját vezérlőpultján látja a neki osztott munkákat. A munkalapja letisztult: felül az autó, a munka és a hiba leírása, alatta egy gomb, a Munka indítása. Ez a státuszt és a stoppert együtt indítja, a Kész vagyok, a Szünet és az Alkatrészre vár pedig megállítja. Alatta a teendők és a részfeladatok állnak, az alkatrészek, a jegyzet, a fotók és az átvizsgálás lenyitható.
A saját munkalapjára a készletből maga is felvehet alkatrészt: a cikket és a mennyiséget adja meg, az árát a rendszer adja. Árat nem lát és nem módosít, hacsak nem kap rá jogot. A kezdést, a határidőt és a becsült időt nem módosíthatja, az árajánlatot nem látja, az átvételi és az átadási jegyzőkönyvet pedig csak megnézheti. Ezeket a szerver is ellenőrzi.
Amit a pult csinál
- Árazás — munkadíj és tételek egy kártyán, a végösszeg számolt (lásd fent); a mezők elhagyáskor mentenek.
- Árajánlat — a bruttó végösszeggel és tételes bontással e-mailben; az ügyfél a levélből egy kattintással elfogadja vagy elutasítja, a válasz időbélyeggel a munkalapon látszik. Az ajánlat pillanatkép: ha a munkalap azóta változott, a kártya jelzi, és új ajánlat küldhető.
- Átvétel és átadás — checklista, sérülés-rajz, aláírás, PDF (külön cikk).
- Számla — a munkalapból, a saját számlázó-fiókból (külön cikk).
- SMS — kézi üzenet az ügyfélnek, ha az SMS be van állítva.
Az ügyfél oldala
Az ügyfél a levélben kapott linken bejelentkezés nélkül látja a munkalap állapotát, a vele megosztott fotókat, az árajánlatot és a várható bruttó végösszeget, alatta a munkadíjat, az anyagköltséget és az ÁFÁ-t. A link csak az adott munkalapé; mást nem lát. Ugyanitt olvasható a szerviz neve és elérhetősége.
PDF, előtörténet, lomtár
A munkalap PDF-be menthető. A fejléc a szerviz logóját és színét viszi, ezeket a Cégadatok oldalon adhatja meg. Rajta van a tételes árazás (munkadíj, tételek, nettó, ÁFA, bruttó), az aláírások helye és egy QR-kód, amellyel az ügyfél telefonon követi a munkát. A PDF az ügyfélnek adható: belső megjegyzés, bekerülési ár, árrés, mért munkaidő és fotó nincs rajta, a lap alján a szerviz elérhetősége és az oldalszám áll. A jármű lapján az összes korábbi munkalap látszik, akkor is, ha az autó gazdát cserélt. Törléskor a munkalap a lomtárba kerül, 30 napig visszaállítható; élő számla mellett nem törölhető.
Kulcscímke
A munkalap fejlécében a Kulcscímke gomb 62×40 mm-es címkét készít a kulcsra: rendszám, munkalapszám, a munka típusa, az ügyfél vezetékneve és a dátum, mellette QR-kód. A QR-kódot telefonnal beolvasva a munkalap nyílik meg a szerviz belépett munkatársának; az ügyfél oldalára nem vezet. A címke 62 mm-es címketekercsre vagy A4-es lapról kivágva nyomtatható.
Mi látszik a Munkalapok listában
Beállítások → Munkalap lista: az adminisztrátor kiválasztja, mi látszik a sorokban, és milyen sorrendben. Alapból rendszám, ügyfél, munka, szerelő, befejezés és státusz. Bekapcsolható még az autó, az ügyfél telefonszáma, a részletes leírás, a munkalapszám, a felvétel dátuma, a kezdés, a határidő, a becsült idő és az összeg. Egy sorban legfeljebb 8 fér el. A beállítás a szerviz minden dolgozójára érvényes, és mentés előtt előnézet mutatja az eredményt. Amíg a munka nincs kész, a Befejezés oszlop a határidőt mutatja, ha van.
Munkalap-sablonok és teendőlista
Beállítások → Munkalap-sablonok: a gyakori munkák (olajcsere, fékszerviz, műszaki előkészítés…) sablonként — munkatípus, leírás, munkadíj, becsült óra, tételek darabszámmal és egy teendőlista. Hat alap sablon egy gombbal betölthető, aztán szabadon írható át. Új munkalapon a sablon egy koppintással előtölt mindent, az árazást is. A sablonba készletcikk és szabad tétel is tehető: a készletcikk cikkszám szerint a telephely készletéből jön (az ára a cikk mindenkori eladási ára, hacsak a sablon mást nem mond), ami pedig nincs készleten, szabad tételként kerül a munkalapra — a sablon készlet nélkül is használható. A Teendők a munkalapon pipálhatók — a szerelő is látja és pipálja a sajátján, a pult ugyanazt látja.
Fotók megosztása az ügyféllel
A munkalap fotója feltöltéskor belső: a szerviz dokumentációja, az ügyfél nem látja. Amit meg akar mutatni — a kopott fékbetétet, a kész munkát —, annál a Média kártyán pipálja be a Megosztás az ügyféllel jelölőt; a fotó „Az ügyfél látja” címkét kap. A megosztott fotók megjelennek az ügyfél státuszoldalán és a következő státuszlevélben. Megosztani az adminisztrátor és az ügyintéző tud, a szerelő nem. A pipát levéve a megosztás azonnal megszűnik. Az ügyfél a fotót időkorlátos hivatkozáson kapja, belépés nélkül.
A szervizen belül a fotók és a dokumentumok védettek: a fájl a feltöltő cégé, más cég nem éri el. A felület a képet lejáró, csak arra az egy fájlra szóló hivatkozással tölti be, a hivatkozásba belépési adat nem kerül. Ha egy napok óta nyitva hagyott lapon nem jelenik meg egy kép, az oldal újratöltése megoldja.
Fotó-jelölés
A munkalap fotóját nagyítva a Jelölés gomb rajzoló felületet nyit: kör (a hibás alkatrész köré), nyíl, szabad vonal és szöveg, négy színnel, visszavonással. A mentés a jelölt változatot új fotóként teszi a munkalapra „Jelölt” címkével — az eredeti megmarad, és a jelölt kép tudja, melyikből készült. Telefonon ujjal, gépen egérrel.
Részfeladatok: több szerelő egy munkalapon
A munkalapnak egy fő szerelője van, de a munka darabolható: a Részfeladatok kártyán a pult felvesz egy-egy tételt („fékbetét elöl”, „olajcsere”), kollégához rendeli, becsült órával. Aki részfeladatot kapott, a saját kezdőlapján látja a munkalapot — a fő szerelővel azonos joggal fotóz, jegyzetel, státuszt vált. A stopperét a részfeladaton indítja, így az idő tételhez kötve gyűlik, és a munkaidő-listában is látszik, melyik részfeladatra ment; a gazdátlan részfeladatot az viszi, aki elindítja. A kártya mutatja, ki mennyi időt töltött melyik részfeladattal, kinél fut éppen a stopper, és mi kész — a szerelő a sajátját jelöli késznek, a pult bármelyiket átírja vagy átosztja.
A szerviz arculata az ügyfél oldalán
Az ügyfél, aki a linkre kattint, a szerviz ügyfele — ezért a munkalap állapotát mutató oldal, az időpontfoglalás és az értékelés oldala a szerviz arculatával jelenik meg: fent a logó és a cégnév, a fejléc a szerviz arculati színében, lent a cím, a telefonszám és az e-mail-cím. A beállítás a Beállítások → Cégadatok oldalon van: itt tölthető fel a logó és választható ki a szín, alatta előnézet mutatja, mit lát majd az ügyfél. A betűszínt a rendszer a színhez igazítja, hogy sötét és világos háttéren is olvasható maradjon. Szín nélkül a fejléc semleges sötét; logó nélkül a cégnév kezdőbetűi állnak a helyén.