A csapat értesítései: a csengő
A felső sáv csengője megmutatja, mennyi olvasatlan értesítése van. Kattintásra nyílik a lista, az értesítés pedig oda visz, amiről szól. Más telephelyről jövőnél át is vált. Mindenki csak a neki szólót kapja, a saját szerepköre szerint.
- Adminisztrátor: szabadságkérés, módosított vagy törölt szabadság, elkészült munkalap, alkatrészre váró munka, elkészült részfeladat, ügyfél válasza árajánlatra és átvizsgálásra, online foglalás és lemondás, online fizetés, elégedetlen ügyfél, el nem ment levél.
- Ügyintéző: ugyanezek, a kollégák szabadsága kivételével, és döntés a saját szabadságáról.
- Szerelő: kapott vagy elvett munka, új időpont a saját munkájánál, kapott részfeladat, döntés a szabadságáról, és ha az admin módosítja vagy törli a szabadságát.
Saját magának senki nem kap értesítést arról, amit ő maga csinált. Mindenki maga állítja be a Beállítások → Értesítések oldalon, mit kér az alkalmazásban, és mit e-mailben is. Ugyanott bekapcsolható az asztali értesítés, gépenként. Az értesítések 90 napig maradnak meg.
Szabadság és minimális létszám
A Beállítások → Telephelyek oldalon telephelyenként megadhatod, hány szerelőnek kell bent maradnia. Ha egy szabadság miatt egy munkanapon ennél kevesebben lennének, a kérelemnél és az értesítésben figyelmeztetést látsz, jóváhagyáskor a rendszer rákérdez. A döntés a tiéd: a kérelem így is jóváhagyható. A kolléga a kérelem beadásakor látja, ha az időszakban mások is szabadságon lesznek, a nevüket nem.
Szabadság módosítása és törlése
Mindenki a saját szabadságát módosíthatja és törölheti, a már jóváhagyottat is, az admin bárkiét. Ha a kolléga a jóváhagyott szabadságot rövidíti, jóváhagyott marad. Ha hosszabbítja vagy áthelyezi, újra az admin elé kerül. A már lezajlott, jóváhagyott szabadságot csak az admin módosíthatja, mert a keretbe számít. A másik fél értesítést kap: a kolléga változtatásáról az admin, az admin változtatásáról a kolléga.
Az admin és az ügyintéző a saját szabadságát is beírhatja. Az admin a Csapat → Saját szabadság oldalon teszi, és az övé rögtön érvényes. Az ügyintéző a Szabadság menüpontban, és az övét az admin hagyja jóvá. Náluk a szabadnap keret csak akkor korlátoz, ha be van állítva.
A levelek külseje
A szerviz nevében menő levelek (státuszlevél, árajánlat, átvizsgálás, foglalás, utókövetés, emlékeztető, gumihotel-kampány) a szerviz logójával, arculati színével és elérhetőségével mennek (Beállítások → Cégadatok), és telefonon is jól olvashatók. Ha nincs megadva szín, semleges sötét fejlécet kapnak. A munkatársaknak és a fiók gazdájának szóló levelek, valamint az ügyfélportál belépőkódja a Mechano külsejét viselik.
Munkalap e-mailek
Létrehozáskor és státuszváltáskor, ha a munkalapon be van kapcsolva az értesítés. A levél a szerviz nevével és logójával megy, tetején az is látszik, hol tart a munka: felvéve, folyamatban, kész, befejezve. Benne a munka, a jármű, a várható bruttó végösszeg nettó és ÁFA bontással, az ügyféllel megosztott fotók, a szerviz elérhetősége és az ügyfél saját linkje. Belső megjegyzés, bekerülési ár és a nem megosztott fotók nem kerülnek bele. Az árajánlat és az átvételi PDF is e-mailben megy.
Ügyféllevelek: miről menjen levél, és mi álljon benne
Beállítások → Ügyféllevelek. Egy sor egy levél. A munkalap státuszainál a kapcsolóval döntöd el, melyikről menjen levél: időpont rögzítve, függőben, folyamatban, alkatrészre vár, szünetel, kész, befejezve. Az alkatrészre várásról és a szünetről alapból nem megy, de bekapcsolható.
A sorra kattintva átírhatod a levél tárgyát, címét, szövegét és zárását. Ugyanígy a foglalás három levelét, az árajánlatot és az átvizsgálást. Mellette élőben látod a levelet a szerviz logójával és színével, kitalált ügyféllel. A gombokkal illesztheted be, amit a rendszer tölt ki: az ügyfél nevét, a rendszámot, a járművet, a munkát, a dátumot. Az adatokat, a fotókat és a gombokat a rendszer teszi a levélbe. Az elgépelt helyettesítőt nem engedi elmenteni, a Vissza az alapszövegre gomb pedig visszahozza az eredetit.
A státuszoldal kikapcsolása
Ugyanitt kapcsolható ki, hogy az ügyfél követhesse a munkát az interneten. Kikapcsolva a státuszlevélből, az SMS-ből és a munkalap PDF-jéről is eltűnik a követő hivatkozás, és a korábban kiküldött hivatkozásokon sem látszik többé a munka állása. Az árajánlatot és az átvizsgálást ettől még meg tudja válaszolni az ügyfél: ezek levelében marad hivatkozás, és azon csak az látszik, amire a válaszát várod.
Utókövetés
Beállítások → Utókövetés: a lezárás után N nappal (munkatípusonként eltérhet) egy levél: „hogy van az autó?”. Sablon tárggyal és szöveggel, helyettesítőkkel ({{ugyfel}}, {{rendszam}}, {{munka}}…), előnézet és próbalevél. Egy ügyfél egy napon egy levelet kap, több rendszámmal.
Értékeléskérés
Beállítások → Utókövetés → Értékeléskérés: bekapcsolva a levél végén egy kérdés: „Elégedett volt a szervizzel?” Az igen a megadott linkre visz (Google Cégprofil → Értékelések kérése → a másolható link), a nem egy rövid űrlapra, amit a szervizvezető kap meg e-mailben — a panasz a szervizhez jut el, nem a netre. A válaszok a beállítások oldalán és a munkalapon látszanak. Link nélkül is működik: akkor csak a visszajelzést gyűjti.
Emlékeztetők
A jármű műszaki lejárata és következő szervize előtt (beállítható napokkal) levél az ügyfélnek, és kártya a vezérlőpulton a szerviznek. Ismétlés-védelem: ugyanarról a dátumról egyszer.
SMS
Kész az autó, foglalás visszaigazolva, emlékeztető, kézi üzenet a munkalapról. Az SMS a havi keretből fogy, egységenként: ékezet nélkül 160 karakter egy egység. Ha a keret elfogyott, az SMS nem megy ki; az e-mail értesítés ettől függetlenül elmegy. Napló a Beállítások → SMS alatt, a keret és a pótkeret az Előfizetés oldalon.
Vezetői riport
Hetente pénteken és havonta elsején e-mail az adminisztrátoroknak: létrehozott, kész, lezárt munkalapok, átfutás, bevétel, csúszások telephelyenként. Ugyanezek a számok a Riportok oldalon bármikor.